Política de Privacidad
1. Contexto
Esta política tiene como objetivo asegurar la protección de la información personal y enmarcar la manera en que Pur-Oasis recopila, utiliza, divulga, retiene y destruye dicha información o la gestiona de otra manera. Además, busca informar a cualquier interesado sobre cómo Pur-Oasis, en colaboración con BOURRASQUE, procesa su información personal. También se refiere al procesamiento de la información personal recogida por Pur-Oasis mediante medios tecnológicos, en colaboración con BOURRASQUE.
2. Alcance y Definiciones
Esta política se aplica a Pur-Oasis, lo cual incluye notablemente a sus ejecutivos, empleados, consultores, voluntarios, así como a cualquier otra persona que de otro modo preste servicios en nombre de Pur-Oasis. También se refiere al sitio web de Pur-Oasis, así como a todos los sitios web controlados y mantenidos por Pur-Oasis.
Cubre todos los tipos de información personal gestionada por Pur-Oasis, ya sea información sobre sus clientes actuales o potenciales, consultores, empleados, miembros o cualquier otro individuo (como visitantes del sitio web u otros).
Para los fines de esta política, la información personal es información sobre un individuo que lo identifica directa o indirectamente. Por ejemplo, esto podría ser el nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, género o detalles bancarios de una persona, información sobre su salud, origen étnico, idioma, etc.
La información personal sensible es aquella para la cual existe un alto grado de expectativa razonable de privacidad, por ejemplo, detalles de salud, información bancaria, datos biométricos, orientación sexual, origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, etc.
Generalmente, los detalles de contacto profesional o empresarial de una persona no constituyen información personal, por ejemplo, el nombre, título, dirección, dirección de correo electrónico o número de teléfono del trabajo de una persona. Más específicamente, y para mayor claridad, según la Ley de Protección de Información Personal en el sector privado de Quebec, y a partir del 22 de septiembre de 2023, las secciones 3 (recopilación, uso, divulgación), 4 (retención y destrucción), y 6 (seguridad de datos) no se aplican a la información sobre una persona relacionada con el desempeño de un papel en una empresa, como su nombre, título, rol y la dirección, correo electrónico y número de teléfono de su lugar de trabajo.
Las mismas secciones tampoco se aplican a la información personal que es pública por ley, a partir de la fecha efectiva de esta política.
3. Recopilación, Uso y Divulgación
En el curso de sus operaciones, Pur-Oasis puede recopilar varios tipos de información para diversos fines. Los tipos de información que Pur-Oasis podría recopilar, su uso previsto y los medios por los cuales se recopilan se detallan en el Anexo A de esta política.
Pur-Oasis también informará a las personas interesadas, en el momento de recopilar la información personal, sobre cualquier otra información recopilada, los fines para los cuales se recopila y los medios de recopilación, además de otra información obligatoria requerida por la ley.
Pur-Oasis se adhiere a los siguientes principios generales con respecto a la recopilación, uso y divulgación de información personal:
Consentimiento
Generalmente, Pur-Oasis recopila información personal directamente del individuo concernido con su consentimiento, a menos que se aplique una excepción legal. El consentimiento puede ser implícito en ciertas situaciones, por ejemplo, cuando un individuo proporciona su información personal después de ser informado por esta política sobre su uso y divulgación para los fines especificados aquí (consulte el Anexo A para más detalles). Por lo tanto, el individuo puede revisar esta política y su contenido en el momento de la recopilación de datos.
Por lo general, Pur-Oasis debe obtener el consentimiento del individuo antes de recopilar su información personal de terceros, divulgarla a terceros o utilizarla para fines secundarios. Sin embargo, Pur-Oasis puede actuar sin consentimiento en casos específicos permitidos por la ley. Las situaciones clave en las que Pur-Oasis puede actuar sin consentimiento se destacan en las secciones pertinentes de esta política.
Recopilación
En todos los casos, Pur-Oasis solo recopila información cuando hay una razón válida y limita la recopilación a lo que es necesario para el propósito previsto.
Tenga en cuenta que los servicios y programas de Pur-Oasis no están destinados para menores de edad, y generalmente, Pur-Oasis no recopila intencionalmente información personal sobre menores. En tales casos, los datos no pueden ser recopilados sin el consentimiento de un padre o tutor.
Recopilación de terceros: Pur-Oasis puede recopilar información personal de terceros. A menos que se aplique una excepción legal, Pur-Oasis buscará el consentimiento del individuo antes de recopilar información personal sobre ellos de un tercero. Si dicha información no se recopila directamente del individuo sino de otra organización, el individuo puede preguntar a Pur-Oasis sobre la fuente de los datos recopilados. En ciertos escenarios, Pur-Oasis también puede recopilar información personal de terceros sin el consentimiento del individuo si hay un interés significativo y legítimo, como a) si la recopilación de datos beneficia al individuo y no puede obtenerse de manera oportuna o b) si es necesario para asegurar la precisión de la información. Además, Pur-Oasis puede recopilar información personal indirectamente utilizando plataformas como: TidioChat, MailChimp, Cyberimpact, Mailersend, Stripe, Paypal, Twilio, Zeffy, cada una con sus propios términos y política de privacidad que pueden ser consultados para obtener más detalles.
La recopilación a través de terceros puede ser necesaria para aprovechar ciertos servicios o programas, o de lo contrario, para hacer negocios con Pur-Oasis. Cuando se requiere, Pur-Oasis recopila el consentimiento del individuo en el momento apropiado.
Retención y Uso
Pur-Oasis asegura que la información que posee sea actualizada y precisa al tomar decisiones relacionadas con el individuo concernido.
Pur-Oasis solo puede usar la información personal de un individuo para los motivos especificados en esta política o cualquier otro motivo proporcionado durante la recopilación. Si Pur-Oasis desea usar esta información para otro propósito, se debe obtener un nuevo consentimiento del individuo concernido, expresamente si es información personal sensible. Sin embargo, en ciertos escenarios legalmente permitidos, Pur-Oasis puede usar la información para fines secundarios sin el consentimiento del individuo, por ejemplo, si beneficia claramente al individuo, es necesario para la prevención o detección de fraude, o es necesario para evaluar o mejorar las medidas de seguridad.
Acceso Limitado: Pur-Oasis debe implementar medidas que restrinjan el acceso a la información personal solo a aquellos dentro de su organización que necesiten conocerla. Pur-Oasis buscará el consentimiento del individuo antes de otorgar acceso a cualquier otra persona.
Divulgación
Generalmente, a menos que una excepción esté señalada en esta política o sea legalmente permitida, Pur-Oasis obtendrá el consentimiento del individuo antes de divulgar su información personal a un tercero. Además, cuando se requiere consentimiento y esto involucra información personal sensible, Pur-Oasis necesitará consentimiento explícito antes de la divulgación.
Sin embargo, a veces es necesario divulgar información personal a terceros. Por lo tanto, la información personal podría ser divulgada sin el consentimiento del individuo en casos específicos, notablemente pero no exclusivamente, en las siguientes situaciones:
Pur-Oasis puede divulgar información personal, sin el consentimiento del individuo, a una entidad pública (como el gobierno) que la recopila en su capacidad oficial o para un programa que supervisa. La información personal podría ser compartida con proveedores de servicios que necesitan la información, sin el consentimiento del individuo.
Por ejemplo, estos podrían ser organizadores de eventos, subcontratistas de Pur-Oasis o proveedores de servicios en la nube. En tales casos, Pur-Oasis debe tener contratos escritos con estos proveedores detallando medidas para asegurar la confidencialidad de los datos, el uso de los datos solo para la realización del contrato y la no retención de datos después de la expiración del contrato. Además, estos contratos deben estipular que los proveedores deben notificar al oficial de protección de datos de Pur-Oasis (mencionado en esta política) de cualquier violación o intento de violación de las obligaciones de confidencialidad y permitir auditorías para la confidencialidad de los datos.
Si es necesario para una transacción comercial, Pur-Oasis también podría divulgar información personal sin el consentimiento del individuo a otra parte de la transacción, sujeto a condiciones legales.
Divulgación fuera de Quebec: La información personal en posesión de Pur-Oasis podría ser divulgada fuera de Quebec, por ejemplo, cuando Pur-Oasis utiliza proveedores de servicios en la nube con servidores ubicados fuera de Quebec o cuando trabaja con subcontratistas fuera de la provincia.
Información adicional sobre tecnologías utilizadas: Uso de cookies: Las cookies son archivos de datos transmitidos al ordenador de un visitante del sitio por su navegador web al visitar el sitio y pueden servir para diversos propósitos. Los sitios web controlados por Pur-Oasis utilizan cookies para:
Recordar la configuración y preferencias del visitante, como la elección del idioma y para rastrear la sesión actual.
Para fines estadísticos, para entender el comportamiento del visitante, el contenido visto y mejorar el sitio web. Los sitios web controlados por Pur-Oasis utilizan los siguientes tipos de cookies:
Cookies de sesión: Cookies temporales almacenadas solo por la duración de la visita al sitio web.
Cookies persistentes: Almacenadas en el ordenador hasta que caducan y se recuperan durante la próxima visita al sitio. Algunas cookies podrían estar deshabilitadas por defecto, y los visitantes pueden elegir habilitar estas funciones o no mientras navegan por los sitios web de Pur-Oasis. Además, se puede activar o desactivar el uso de cookies ajustando la configuración del navegador.
Uso de Google Analytics
El sitio de Pur-Oasis utiliza Google Analytics para la mejora continua. Google Analytics analiza principalmente cómo un visitante interactúa con un sitio web de Pur-Oasis. Google Analytics utiliza cookies para generar informes estadísticos sobre el comportamiento del visitante y el contenido visto. La información de Google Analytics no será compartida por Pur-Oasis con terceros. Es posible instalar un complemento en el navegador para deshabilitar Google Analytics.
Otros Medios Tecnológicos Utilizados
Pur-Oasis también recopila información personal mediante medios tecnológicos, como formularios web incrustados en un sitio web controlado por Pur-Oasis (por ejemplo, formulario de contacto, formulario de registro de membresía, inscripción a boletines y seminarios), encuestas en línea en sus plataformas y aplicaciones, y otras plataformas de formularios (por ejemplo, Microsoft Forms). Si Pur-Oasis recopila información personal al ofrecer un producto o servicio tecnológico con configuraciones de privacidad, se asegura de que estas configuraciones proporcionen el nivel más alto de privacidad por defecto (excluyendo las cookies).
4. Retención y Destrucción de la Información Personal
A menos que un período mínimo de retención sea requerido por la ley o regulación aplicable, Pur-Oasis retendrá la información personal solo por el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados.
La información personal utilizada por Pur-Oasis para tomar una decisión respecto a un individuo debe ser retenida por lo menos un año después de esa decisión o incluso siete años después del final del año fiscal en el que se tomó la decisión si tiene implicaciones fiscales, como circunstancias que involucran la terminación del empleo.
Al alcanzar el final del período de retención o cuando la información personal ya no sea necesaria, Pur-Oasis se asegurará de: destruirla; o anonimizarla (lo que significa que ya no permiten, de manera irreversible, la identificación del individuo y ya no es posible establecer un vínculo entre el individuo y la información personal) para su uso con fines significativos y legítimos.
La destrucción de la información por Pur-Oasis debe realizarse de manera segura para asegurar la protección de esta información.
Esta sección puede ser complementada por cualquier política o procedimiento adoptado por Pur-Oasis con respecto a la retención y destrucción de la información personal, según sea aplicable.
Por favor, contacte al oficial de protección de información personal de Pur-Oasis (indicado en esta política) para obtener más información.
5. Responsabilidades de Pur-Oasis
En general, Pur-Oasis es responsable de la protección de la información personal que posee.
El oficial de protección de la información personal de Pur-Oasis es el director de operaciones de la organización. Él o ella debe asegurar, en general, el cumplimiento de la legislación aplicable respecto a la protección de la información personal.
El oficial debe aprobar las políticas y prácticas que rigen la gestión de la información personal. Específicamente, esta persona tiene la tarea de implementar esta política y asegurar que sea conocida, comprendida y aplicada. En ausencia o incapacidad de este oficial para actuar, el presidente de Pur-Oasis asumirá las funciones del oficial de protección de la información personal.
Los miembros del personal de Pur-Oasis que tengan acceso a la información personal o que estén involucrados de alguna manera en su gestión deben asegurar su protección y cumplir con esta política.
Los roles y responsabilidades de los empleados de Pur-Oasis a lo largo del ciclo de vida de la información personal pueden ser especificados en cualquier otra política de Pur-Oasis sobre este tema, según sea aplicable.
6. Seguridad de los Datos
Pur-Oasis se compromete a implementar medidas de seguridad razonables para asegurar la protección de la información personal que gestiona. Las medidas de seguridad establecidas corresponden, entre otras cosas, al propósito, cantidad, distribución, medio y sensibilidad de la información. Por lo tanto, esto significa que la información que puede ser calificada como sensible (ver la definición proporcionada en la sección 2. Aplicación y Definiciones) debe estar sujeta a mayores medidas de seguridad y debe estar mejor protegida. Específicamente, y de acuerdo con lo que se mencionó anteriormente sobre el acceso limitado a la información personal, Pur-Oasis debe implementar las medidas necesarias para imponer restricciones sobre los derechos de uso de sus sistemas de información para que solo los empleados que necesiten tener acceso estén autorizados a hacerlo.
- Derechos de Acceso, Corrección y Retiro del Consentimiento
Para ejercer sus derechos de acceso, corrección o retiro del consentimiento, el individuo concernido debe enviar una solicitud por escrito a tal efecto al oficial de protección de información personal de Pur-Oasis, en la dirección de correo electrónico indicada en la sección siguiente.
Sujeto a ciertas restricciones legales, los individuos pueden solicitar acceso a su información personal retenida por Pur-Oasis y solicitar su corrección si es inexacta, incompleta o ambigua. También pueden exigir el cese de la diseminación de la información personal que les concierne o que cualquier hipervínculo adjunto a su nombre que proporcione acceso a esta información a través de medios tecnológicos sea desindexado cuando la diseminación de esta información viole la ley o una orden judicial. Pueden hacer lo mismo, o también exigir que el hipervínculo que proporciona acceso a esta información sea reindexado cuando se cumplan ciertas condiciones proporcionadas por la ley.
El oficial de protección de información personal de Pur-Oasis debe responder por escrito a estas solicitudes dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la solicitud. Cualquier negativa debe ser justificada y acompañada por la disposición legal que justifique la negativa. En tales casos, la respuesta debe indicar los remedios bajo la ley y el plazo para ejercerlos. El oficial debe asistir al solicitante en la comprensión de la negativa si es necesario.
Sujeto a restricciones legales y contractuales aplicables, los individuos pueden retirar su consentimiento para la comunicación o uso de la información recopilada.
También pueden preguntar a Pur-Oasis qué información personal se recopila sobre ellos, las categorías de personas dentro de Pur-Oasis que tienen acceso a ella y su período de retención.
8. Proceso de Recepción y Manejo de Quejas
Cualquier persona que desee presentar una queja sobre la aplicación de esta política o, más generalmente, sobre la protección de su información personal por Pur-Oasis, debe hacerlo por escrito dirigiéndose al oficial de protección de información personal de Pur-Oasis, en la dirección de correo electrónico indicada en la sección siguiente.
El individuo debe proporcionar su nombre, información de contacto, incluido un número de teléfono, así como el asunto y los motivos de su queja, proporcionando detalles suficientes para que pueda ser evaluada por Pur-Oasis. Si la queja presentada no es lo suficientemente específica, el oficial de protección de información personal puede solicitar cualquier información adicional que se considere necesaria para evaluar la queja.
Procesamiento
Pur-Oasis se compromete a manejar cada queja recibida de manera confidencial.
Dentro de los 30 días de recibir la queja o después de recibir toda la información adicional considerada necesaria y requerida por el oficial de protección de información personal de Pur-Oasis para procesarla, el oficial debe evaluarla y proporcionar una respuesta escrita y razonada por correo electrónico al reclamante. Esta evaluación determinará si el manejo de la información personal por Pur-Oasis cumple con esta política, cualquier otra política y práctica vigente dentro de la organización, y la legislación o regulación aplicable. Si la queja no puede ser procesada dentro de este período, se debe informar al reclamante de los motivos que justifican la extensión, el estado de progreso del procesamiento de su queja y el tiempo razonable requerido para proporcionar una respuesta definitiva.
Pur-Oasis debe crear un archivo separado para cada queja dirigida a ella. Cada archivo contiene la queja, el análisis, la documentación de respaldo para su evaluación y la respuesta enviada a la persona que originó la queja.
También es posible presentar una queja ante la Comisión de Acceso a la Información de Quebec o cualquier otro órgano de supervisión de la protección de información personal responsable de hacer cumplir la ley concerniente al tema de la queja.
Sin embargo, Pur-Oasis invita a cualquier parte interesada a contactar primero a su oficial
9. Aprobación
Esta política está aprobada por el oficial de protección de información personal de Pur-Oasis, cuyos detalles de contacto comercial son los siguientes:
Oficial de Protección de Información Personal:
Michel Pouliot
info@pur-oasis.com
Oficial de Información Personal Tecnológica:
BOURRASQUE
A/S RESPONSABLE NUMÉRIQUE
126 RUE DES URSULINES MATANE QUÉBEC CANADÁ G4W 1H1
info@bourrasque.ca
Para cualquier solicitud, pregunta o comentario relacionado con esta política, por favor contacte al oficial digital por correo electrónico.
10. Modificaciones
Versiones y cambios:
1.0 – Efectiva desde 2024-03-22
Primera publicación
Anexo A
Aquí se presenta una lista no exhaustiva sobre los tipos de información que Pur-Oasis podría recopilar, su uso o el propósito previsto, así como los medios por los cuales se recopila la información. Esto incluye, pero no se limita a, los siguientes ítems. Tenga en cuenta que la mayoría de la información personal gestionada por Pur-Oasis se relaciona con empleados, solicitantes de empleo y consultores. Para otras categorías de individuos enumeradas en la tabla a continuación, la información proporcionada es, en la mayoría de los casos, de naturaleza profesional o empresarial (ver Sección 2. Aplicación y Definiciones con respecto a los detalles de contacto profesional).
A- Relación con Pur-Oasis, servicios, programa, etc. Tipo de información personal del cliente:
Nombre
Número de teléfono
Correo electrónico
Dirección postal
Idioma
Detalles bancarios (cuando sea necesario) Propósito de la recopilación/usos: Establecer y gestionar relaciones con los clientes y proporcionar un medio de comunicación, entregar un servicio, recopilar información como parte de un programa, apoyar el programa, protección de datos personales). Note que a veces es necesario comunicar la información proporcionada al programa objetivo para responder a una consulta. Método de recopilación de información: A través de formularios web integrados en un sitio web controlado por Pur-Oasis
B- Relación con Pur-Oasis, servicios, programa, etc. Tipo de información personal de solicitantes de empleo y empleados:
Nombre
Número de teléfono
Correo electrónico
Dirección postal
Número de seguridad social
Fecha de nacimiento
CV (experiencias laborales) y cartas de referencia
Idioma Propósito de la recopilación/usos:
Gestionar comunicaciones con el solicitante o empleado
Asegurar la operación del sistema de nómina Método de recopilación de información: A través de formularios web integrados en un sitio web controlado por Pur-Oasis, y cuestionarios en línea.
C- Relación con Pur-Oasis, servicios, programa, etc. Tipo de información personal de miembros (individuos y organizaciones):
Nombre
Número de teléfono
Correo electrónico
Detalles bancarios
Idioma Propósito de la recopilación/usos:
Registro como miembro, comunicaciones futuras, facturación, inscripción en actividades organizadas por Pur-Oasis, y portales (área de miembros). Método de recopilación de información: A través de formularios web integrados en un sitio web controlado por Pur-Oasis.
